In 5 Schritten ein neues Projekt auf die Beine stellen

Projekt

Wir haben für Sie eine Checkliste zusammengestellt, in der wir noch einmal auf einzelne Aspekte des Projektplans eingehen und zeigen, was Sie darüber hinaus erledigen müssen, bevor es mit der Umsetzung losgehen kann.

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Schritt 1: Anfrage durch und Abstimmung mit dem Auftraggeber

Egal ob ein externer Kunde oder Ihr Vorgesetzter den Auftrag erteilt. Sie sollten sich mit Ihrem Auftraggeber genau abstimmen, was er von dem Projekt erwartet und wie dieses verlaufen soll.

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Schritt 2: Vorbereitung und Planung des Projektes

Haben Sie mit Ihrem Auftraggeber die Projektdetails geklärt, geht es an die eigentliche Planung. In der Regel sollten Sie dafür circa 25 bis 30 Prozent der voraussichtlichen Projektdauer aufwenden. Je genauer Sie im Vorhinein planen, desto erfolgreicher sind Sie im Nachhinein. Neben dem Projektplan erstellen Sie am besten auch ein Lasten- und ein Pflichtenheft sowie eine Ressourcenplanung, um das Projekt zu konkretisieren.

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Schritt 3: Erteilung des Projektauftrags durch den Auftraggeber

Fassen Sie im Projektauftrag die gesammelten Punkte für den Auftraggeber zusammen. Der Projektauftrag beinhaltet auch die Bezahlung, den finalen Termin oder gesetzliche Vorschriften und ist für beide Seiten eine wertvolle Absicherung.

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Schritt 4: Kick-off Meeting mit Ihrem Projektteam

Treffen Sie sich als Projektleiter schnellstmöglich mit Ihrem Projektteam. In dem sogenannten Kick-off Meeting sollte das Kennenlernen im Fokus stehen. Schaffen Sie daher eine lockere Atmosphäre.

In diesem ersten Treffen stellen Sie das Projekt vor und geben einen Einblick in die Planungsphase. Verdeutlichen Sie dabei auch, welche Bedeutung das Projekt für den Kunden und das Unternehmen hat, und fragen Sie nach den Erwartungen Ihres Projektteams.

Anhand der Meilensteine Ihres Projektplans verteilen Sie dann die Verantwortlichkeiten und Aufgaben. Halten Sie die Aufgabenverteilung schriftlich fest und definieren Sie, wie oft und in welcher Form Sie über den Stand der Arbeitspakete informiert werden möchten.

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Schritt 5: Aspekte, die Sie während der Planungsphase nicht vernachlässigen sollten

  • Planen Sie Puffer für Unvorhergesehenes ein: So kann Sie nichts aus dem Konzept bringen.
  • Legen Sie im Kick-off Meeting Spielregeln fest: Beispiel: Über welche Medien wird kommuniziert?
  • Rufen Sie regelmäßige Teamsitzungen ein: Damit sind Sie frühzeitig über Fortschritte und Probleme informiert.
  • Vernachlässigen Sie den Auftraggeber nicht: Halten Sie sich an seine Vorgaben und fügen Sie nicht eigenmächtig Arbeiten hinzu.
  • Besprechen Sie Krisensituationen: So wissen Sie bei Terminverzögerungen direkt, wie Sie vorgehen müssen.

Eine ausführliche Checkliste für Ihren Projekterfolg finden Sie auf unserem Blog.

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